Los 10 errores más habituales al gestionar los datos del tacógrafo

La gestión del tacógrafo es una tarea fundamental en cualquier empresa de transporte. No se trata solo de cumplir con la normativa y evitar sanciones, sino de garantizar una operativa eficiente, segura y optimizada. Sin embargo, los errores en la gestión del tacógrafo siguen siendo frecuentes en muchas compañías y, aunque puedan parecer pequeños, tienen un gran impacto tanto legal como económico.

Con los recientes cambios normativos, como la introducción del tacógrafo inteligente de segunda generación, la exigencia por parte de las autoridades es cada vez mayor: más días de control, sanciones más severas y nuevas obligaciones técnicas. En este contexto, conocer y corregir los fallos más comunes en la gestión de los datos del tacógrafo se vuelve clave para cualquier empresa del sector.

Este listado de errores lo hemos recopilado a partir de nuestra experiencia directa y del episodio más reciente del podcast de Movertis, donde conversamos con expertos del sector sobre cómo gestionar correctamente los datos del tacógrafo y evitar sanciones.

En este artículo te traemos los 10 errores más habituales al gestionar los datos del tacógrafo. 

¡Vamos a ello! 👇

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1. Descargas fuera de plazo

Las tarjetas de conductor deben descargarse cada 28 días y las unidades del vehículo cada 90 días. No respetar estos plazos supone una infracción directa y fácilmente evitable si se automatizan los procesos de descarga. Para facilitar este proceso, es esencial verificar si tu tacógrafo es compatible con la descarga remota, lo que permite optimizar la gestión de datos y evitar sanciones por descargas tardías.

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2. Mala custodia o pérdida de datos

La normativa exige conservar los datos del tacógrafo mínimo durante un año. No almacenarlos correctamente o perderlos por fallos técnicos puede derivar en sanciones e imposibilidad de defenderse ante inspecciones.

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3. Conducción sin tarjeta insertada

Una de las infracciones más graves. Puede deberse a olvido, dejadez o incluso intención de ocultar información. Conducir sin tarjeta puede considerarse falsedad documental y acarrear fuertes multas. Es fundamental comprender las sanciones de la ley del tacógrafo para evitar riesgos innecesarios.

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4. Fallos en las entradas manuales

Tras un periodo sin actividad (vacaciones, baja, etc.), el conductor debe introducir manualmente qué ha hecho. Si no lo hace al volver a insertar su tarjeta, ya no podrá corregirlo, y ese período quedará sin justificar. En estos casos, es importante saber cuándo y cómo usar el certificado de actividades para justificar los periodos de inactividad..

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5. No respetar los tiempos mínimos de descanso

Descansar 44 minutos en lugar de 45, o no cumplir las 11 o 9 horas mínimas dentro de las 24 horas, anula todo el descanso y genera infracción. Un solo minuto puede marcar la diferencia. Para una comprensión detallada de la normativa y recomendaciones sobre los tiempos de conducción y descanso, consulta la tabla actualizada para 2025.

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6. Uso incorrecto de los pictogramas del tacógrafo

Muchos conductores no seleccionan correctamente el tipo de actividad (descanso, disponibilidad, otros trabajos), lo que genera errores en el registro automático que pueden derivar en sanciones.

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7. No analizar los datos recogidos

Muchas empresas se limitan a descargar y almacenar los datos, pero no los analizan. Esto impide detectar errores a tiempo, anticiparse a sanciones y optimizar la gestión operativa.

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8. Falta de formación del personal

La dejadez o desconocimiento del conductor es una de las principales causas de error. La empresa es responsable de su formación continua, especialmente en un entorno cambiante y con nuevas normativas. Implementar programas de formación sobre las ventajas del tacógrafo de 2ª Generación puede ser beneficioso para adaptarse a las nuevas tecnologías y regulaciones.

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9. No detectar errores técnicos en tarjetas o tacógrafos

Tarjetas defectuosas o tacógrafos mal calibrados provocan registros incorrectos. Si el conductor no informa ni justifica con tickets los fallos detectados, la empresa será responsable del error.

10. No actualizar o calibrar el tacógrafo tras reparaciones

Tras una reparación o cambio técnico del vehículo, es obligatorio calibrar el tacógrafo. No hacerlo puede generar registros inexactos que invaliden los datos recogidos y provoquen sanciones.

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Conclusiones:

Una gestión eficaz del tacógrafo digital no solo evita sanciones, sino que también mejora la eficiencia operativa y refuerza el cumplimiento normativo en tu empresa.

La clave está en anticiparse, analizar los datos y formar al equipo, tanto a conductores como a gestores de tráfico, para asegurar un uso correcto del tacógrafo y tomar mejores decisiones a partir de su información.

 ¿Tienes dudas o quieres mejorar tu gestión del tacógrafo digital?

En Movertis te ayudamos. Contacta con nosotros para conocer cómo automatizar procesos, evitar errores y cumplir con la normativa sin complicaciones.

Para profundizar más en este tema, te invitamos a ver nuestro podcast donde conversamos con expertos sobre la gestión del tacógrafo y cómo evitar sanciones:

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