Gestionar una flota es esencial para cualquier empresa dependiente del transporte, pero a veces dar el paso puede ser abrumador o desconcertante. En este artículo, te proporcionaremos algunas herramientas gratuitas para facilitar tus primeros pasos en la gestión eficiente de tu flota.

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Herramientas gratuitas para la gestión de flotas

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1. Para presupuestar rutas

Por qué es importante: Un presupuesto detallado de rutas te permite anticipar y controlar costes, optimizando el uso de recursos y mejorando la eficiencia financiera.

Herramienta gratuita: Plantilla Excel de Movertis.

¿Qué costes tiene en cuenta la plantilla?

• Consumo de combustible
• Desgaste de neumáticos
• Seguros e impuestos
• Mantenimiento y reparaciones
• Salario del conductor
• Peajes

Contras: Similar al control de revisiones, las limitaciones de escalabilidad de las plantillas Excel pueden dificultar la gestión eficiente a medida que la flota crece.

💡 Otra opción es calcular el coste medio por kilómetro que tienes en cada ruta. En este vídeo te mostramos cómo calcularlo.

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2. Para la navegación y la planificación de rutas

Por qué es importante: Una planificación de rutas eficiente no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también mejora la satisfacción del cliente al garantizar entregas puntuales, y mejora la productividad de tu equipo.

Herramientas gratuitas: Google Maps y Waze.

Con estas herramientas, tus conductores podrán llegar al destino fácilmente y tú podrás calcular el tiempo aproximado que les llevará hacer la ruta.

Contras: Estas herramientas son manuales y no escalables. Planificar cada ruta manualmente puede llevar tiempo, lo que puede resultar ineficiente a medida que la flota crece. Por otro lado, para organizar al equipo no solo hay que tener en cuenta el tiempo al llegar al destino, sino también otros factores (como el tiempo de realizar el servicio una vez el conductor ha llegado al destino).

Cómo mejorar la gestión de tu flota: Usando un software de gestión de flotas con optimizador de rutas. Éste te permitirá calcular y programar todas tus rutas de forma automática  (ahorrando muchísimo tiempo en el proceso). Además, tendrás visibilidad del  estado de cada ruta y podrás seguir en tiempo real toda tu flota.

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3. Para el control de revisiones de flota

Por qué es importante: Mantener un registro organizado de las revisiones garantiza la seguridad de los vehículos y evita sorpresas costosas al prevenir problemas mecánicos.

Herramienta gratuita: Plantilla Excel de Movertis.

¿Qué permite controlar la plantilla?

• Registro de tus mantenimientos
• Costes totales y desglosados de tus revisiones
• Coste de cada servicio en el taller
• Kilómetros transcurridos entre revisiones

Contras: Las plantillas Excel pueden volverse difíciles de gestionar a medida que la cantidad de vehículos y datos aumenta, limitando su escalabilidad.

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4. Para controlar el reembolso de kilometraje

Por qué es importante: Gestionar el reembolso de kilometraje asegura la equidad en los costos operativos y proporciona transparencia en el uso de vehículos por parte de los conductores.

Herramienta gratuita: Plantilla Excel de Movertis.

• Kilometraje por viaje y total
• Tarifas por kilómetro
• Reembolso por viaje y total

Contras: La gestión manual de reembolsos puede volverse compleja y propensa a errores a medida que aumenta el volumen de datos.

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5. Para gestionar las tareas entrantes

Por qué es importante: Organizar y gestionar tareas es crucial para mantener una operación fluida, desde el mantenimiento hasta las entregas, garantizando un flujo de trabajo eficiente.

Herramienta gratuita: Trello.

Contras: En entornos empresariales complejos, las herramientas de gestión de tareas simples como Trello pueden carecer de funciones avanzadas necesarias para una gestión integral.

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6. Para calcular el coste de tu vehículo

Por qué es importante: Conocer el costo total de cada vehículo te permite tomar decisiones informadas sobre la renovación de la flota y asignar recursos de manera estratégica.

Herramienta gratuita: Plantilla Excel de Movertis.

¿Qué costes permite calcular?

• Carburante
• Neumáticos
• Mantenimiento
• Seguro
• Depreciación del vehículo

Contras: Aunque útil, una plantilla interna puede carecer de la funcionalidad avanzada necesaria para análisis detallados y proyecciones a largo plazo.

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7. Para controlar el combustible gastado

Por qué es importante: Monitorear el consumo de combustible no solo reduce costos, sino que también contribuye a la sostenibilidad ambiental, siendo una parte esencial de una gestión responsable.

Herramienta gratuita: Fuelio.

Contras: La dependencia de aplicaciones externas puede generar cierta fragmentación de datos, dificultando la consolidación y análisis exhaustivo.

Cómo mejorar el control de combustible: Usando nuestro software de gestión de flotas con control de costes incorporado. Con esta funcionalidad, tus conductores podrán subir los recibos desde el móvil, y tú podrás gestionarlos y analizarlos en pocos segundos. Además, no solo tendrás un control del combustible, sino de cualquier otro gasto asociado a tus rutas (dietas, peajes, mantenimiento, etc.)

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¿Y si pudieras tener todas las herramientas de gestión de flotas en una?

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Si bien las herramientas gratuitas mencionadas son valiosas para los primeros pasos en la gestión de flotas, es crucial reconocer sus limitaciones en términos de escalabilidad y eficiencia operativa. Dependiendo de múltiples herramientas puede volverse engorroso y consumir más tiempo del necesario en tareas operativas. Además, la mayoría de las empresas tienen necesidades más complejas, que estas herramientas difícilmente podrán satisfacer. Entonces, ¿cómo superar estas limitaciones y llevar la gestión de flotas al siguiente nivel?

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Un Todo en Uno: Software de Gestión de Flotas de Movertis

Escalabilidad: A diferencia de las herramientas gratuitas, un software de gestión de flotas es altamente escalable, adaptándose sin problemas al crecimiento de tu flota.

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Eficiencia operativa: Integra todas las funciones mencionadas y más en una única plataforma, eliminando la necesidad de depender de múltiples herramientas dispersas.

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Ahorro de tiempo: Automatiza procesos como la optimización de rutas, el control de revisiones, y la gestión de tareas, ahorrando tiempo valioso.

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Visibilidad Integral: Proporciona una visión completa y en tiempo real de toda tu flota, desde el estado de las rutas hasta el consumo de combustible.

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Análisis avanzado: Ofrece herramientas de análisis más avanzadas para una toma de decisiones informada y proyecciones a largo plazo.

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Soporte continuo: Los softwares de gestión de flotas suelen contar con soporte técnico especializado, asegurando una implementación exitosa y la resolución rápida de problemas.

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Al consolidar todas las herramientas de gestión de flotas en una plataforma unificada, no sólo simplificas tus operaciones diarias, sino que también sientas las bases para un crecimiento sostenible y eficiente en el futuro. 

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Si quieres saber cómo implementarlo en tu empresa , puedes contactarnos y te asesoraremos.