Gestor de flotas: los 10 mejores indicadores

Con los indicadores correctos, el gestor de flotas podrá tomar las mejores decisiones estratégicas y aumentar la productividad de la flota.

La información es básica en la gestión de flotas actual, pero más importante aún, es saber qué hacer con ella. La forma en que un gestor de flotas aprovecha la información para medir el rendimiento de su flota, determina el éxito de una empresa.En este artículo, compartimos contigo los 10 indicadores más importantes para tu gestor de flotas y cómo utilizarlos. ¡Toma nota!

1. Mantenimientos

Hacer un seguimiento de tu plan de mantenimiento, le da al gestor de flotas capacidad para llevar a cabo prácticas que mejoren el mantenimiento de tus vehículos, lo que se traduce en un aumento de su vida útil. Para hacerlo, será importante conocer información crítica sobre tus mantenimientos, entre la que destacamos:

• Tiempo invertido en mantenimiento
• Tiempo de inactividad de tus vehículos a causa del mantenimiento
• Revisiones al año por vehículo
• Monitorización de componentes que afectan al mantenimiento
• Historial de los mantenimientos por vehículo

Con un software de gestión de flotas, podrás calcular y analizar todos estos KPI, y comprobar la eficacia de tu flota. También te ayudará a programar y gestionar tus mantenimientos en remoto, pudiendo automatizar alertas que te avisen del momento de revisar tus vehículos.

2. Consumos

El consumo de combustible es uno de los mayores costes de cualquier flota, por lo que uno de los objetivos del gestor de flotas será minimizarlo. Para hacerlo, primero habrá que identificar los factores que más afectan a dicho consumo.

• Tipo de vehículo y peso
• Conducción inadecuada
• La presión de los neumáticos
• Mantenimiento
• Cargas y remolques
• Rutas mal planificadas

¿Cómo poder obtener estos datos? Con la tecnología adecuada, por supuesto. Los sistemas de gestión de flotas proporcionan información en tiempo real sobre el estado de cada vehículo, lo que te permite identificar valores demasiado altos y poder disminuirlos.

3. Costes totales

Seguramente sea la métrica más importante para un gestor de flotas, al fin y al cabo, es el máximo responsable de gestionar los costes de la flota y optimizarlos.Cuando hablamos de costes totales, nos referimos a identificar todos los costes que se asocian a cada ruta de tu flota, para así conocer los valores que son demasiado altos y poder tomar medidas al respecto. Entre los costes que debe conocer tu gestor de flotas, destacan:

• Coste por hora de cada vehículo
• Coste medio de combustible cada 100 km.
• Coste del desgaste de los neumáticos
• Coste en impuestos y seguros
• Coste de depreciación del vehículo
• Coste en mantenimiento
• Coste salarial cada 100 km

Conocer todos estos costes es el primer paso hacia la optimización. Si quieres aprender a calcularlos, puedes descargarte nuestra plantilla excel gratuita, en la que te calculamos el coste de cada viaje de tu flota.

4. Kilometraje en vacío

Entendemos por kilometraje en vacío aquella distancia recorrida sin mercancía. Por ejemplo, desde el punto de de la última entrega hasta la vuelta al punto de origen.Conocer esta información permite a los gestores de flotas entender cómo se utilizan los vehículos a diario y optimizar las rutas para lograr que cada viaje sea más eficiente.

¿Sabías que . . .

cerca de un 40% del kilometraje del transporte de mercancías en España se realiza sin carga?

5. Reemplazo de activos

Una de las funciones de todo gestor de flotas es maximizar el uso de sus activos. Hablamos principalmente de aumentar la vida útil de los vehículos para amortizar la inversión de la empresa al máximo.Para ello, será esencial identificar los vehículos de tu flota que no son lo suficientemente productivos. Algunos de los principales motivos por los que no lo son, pueden ser:

• Se infrautilizan, es decir, no se utilizan suficiente para amortizar su coste
• Se asignan a tipos de tareas inadecuados por ses características. Por ejemplo, un vehículo pesado para transportar un paquete urbano.
• Los costes asociados al mantenimiento y el consumo que genera dificulta obtener beneficios
• A causa de la legislación, no pueden circular por determinadas zonas

Conocer toda esta información, permitirá a tu gestor de flotas tomar las mejores decisiones estratégicas y evitar costes futuros.

6. Tiempo de inactividad

Este es un KPI esencial para medir el nivel de productividad de cada vehículo. Con él, tu gestor de flota conocerá el tiempo que cada unidad permanece inactiva y compararla con el tiempo que pasa en carretera. De este modo, te darás cuenta de los vehículos que pasan demasiado tiempo inactivos y podrás proponer medidas para remediarlos.Por ejemplo, si la hora total de trabajo de un camión es de 500 horas mensuales y se utiliza durante 200 horas, la tasa de utilización es del 40%.También te ayudará a identificar las razones por las cuáles presenta este tiempo de inactividad. Puede ser una mala planificación de las rutas, falta de personal, demasiadas reparaciones y tiempo en el taller, etc.

7. Seguridad

La seguridad es otro aspecto crítico en cualquier flota y debe seguirse de cerca para identificar malas praxis y mejorar el bienestar de los conductores y activos de la empresa.Aquí entran en juego los llamados KRI o indicadores de rendimiento, unas métricas que nos permitirán el riesgo de que se produzca un accidente y su efecto para la productividad empresarial. Con él, podremos identificar datos como:

• Número de accidentes en carreteras
• Repercusión monetaria del seguro por cada accidente
• Pérdida ingresada a causa de la interrupción de la actividad empresarial
• Tiempo VOR y tiempo de conducción

Algunos softwares de gestión de flotas permiten identificar prácticas peligrosas de tus conductores y ayudan a reducir la posibilidad de sufrir un accidente.

8. Gestión de tareas

Si bien los gerentes de flota se centran en gran medida en sus activos, también es importante rastrear y administrar a sus conductores.Disponer de información en tiempo real de cada vehículo, permite a los gestores de flota ver rápidamente la duración, distancia y estado de las tareas, para así poder asignar los vehículos a nuevas tareas con mayor criterio.También podrás utilizar los sistemas de telemática para gestionar automáticamente dichas tareas y comunicarte con trabajadores, clientes y proveedores fácilmente, disminuyendo enormemente tu tiempo de reacción ante cualquier situación.

9. Tiempos de trabajo y descanso

Siguiendo con la gestión de conductores, otra información imprescindible para el gestor de flotas es conocer el tiempo de conducción de cada conductor y sus descansos, para así poder planificar mejor las rutas y evitar sanciones.Muchas herramientas de gestión de flotas te permiten conocer dicha información, facilitando enormemente la gestión.

10. Eficiencia en la conducción

Carece de sentido aplicar medidas para reducir costes si tus conductores no adoptan una conducción eficiente. Por eso, los indicadores referentes a los estilos de conducción son uno de los más importantes para el gestor de flotas, ya que le alertan de cualquier anomalía o mala praxis en la conducción. Entre los principales datos que podemos monitorizar, se encuentran:

• Excesos de velocidad
• Giros y acelerones bruscos
• Frenadas agresivas
• Revoluciones altas
• Etc.