Cómo digitalizar la gestión de documentos en el transporte

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En el día a día de una empresa de transporte, logística o servicios técnicos, hay que lidiar con una gran cantidad de documentación. Facturas, Certificados, Albaranes, Órdenes de entrega, ficha técnica del vehículo, permisos de circulación…

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Digitalizar la gestión de esa documentación ofrece una serie de ventajas que no solo mejoran la productividad, sino que también reducen los riesgos asociados con la pérdida o deterioro de documentos físicos

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En este artículo, exploraremos te explicaremos cuáles son y cómo puedes optimizar la gestión de la documentación de tus vehículos.

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💡 El 45% de las empresas ha experimentado pérdida o extravío de documentos importantes en el último año. Y el 30% ha enfrentado problemas debido a documentos que se han dañado por condiciones ambientales adversas

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Ventajas de la digitalización de documentos

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Mayor accesibilidad y disponibilidad

Al digitalizar los documentos, estos se vuelven accesibles desde cualquier ubicación y en cualquier momento. Los empleados, conductores y otros miembros del equipo pueden acceder a la información que necesitan de manera rápida y sencilla, lo que agiliza las operaciones diarias.

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💡 Con “Archivos Cloud” de Movertis, podrás subir todos los documentos de cada vehículo en la nube. Y el conductor, podrá consultarlos y descargarlos desde el móvil, en cualquier momento.

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Ahorro de espacio y recursos

Al eliminar la necesidad de almacenar documentos físicos, se ahorra espacio en las oficinas y almacenes. Además, se reducen los costes asociados con el mantenimiento y protección de documentos en papel.

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Seguridad y respaldo de información

Los documentos digitales pueden protegerse con medidas de seguridad avanzadas, como contraseñas y encriptación. Además, es posible realizar copias de respaldo automáticas para garantizar que los datos estén protegidos ante cualquier eventualidad.

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Eficiencia y agilidad en tareas operativas

No solo se pueden digitalizar los documentos. También se pueden digitalizar las tareas de los conductores (Entregas, firmas del cliente, reporte de incidencias, mantenimiento del vehículo…) para eliminar el papel y mejorar la eficiencia operativa.

💡 Descubre cómo capturar la información operativa de tus conductores digitalmente.

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Contribución a la sostenibilidad

La digitalización de documentos en el transporte también tiene un impacto positivo en el medio ambiente. Al reducir el consumo de papel y la necesidad de imprimir documentos, se disminuye la huella de carbono de la empresa.

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