7 pasos para planificar rutas eficientemente

En un sector cada vez más competitivo y complicado de rentabilizar como es el del transporte, planificar tus rutas eficazmente es crucial para lograr los objetivos.

Con los años nos hemos dado cuenta de que a muchas empresas de transporte les cuesta llevar una planificación eficiente de sus rutas, provocando un descontrol empresarial que se traduce en el aumento de incidencias y en grandes pérdidas de dinero. Esta incapacidad de control a menudo se debe a la falta de información sobre la flota y el desconocimiento de los pasos que hay que seguir para lograr dicha planificación.

Por este motivo, hoy te contamos cómo planificar tus rutas eficazmente en 7 pasos. ¡Toma nota!

Pasos para asignar el vehículo óptimo

1. Conoce a tu flota

Seguro que te parecerá una obviedad, pero cuando trabajas con flotas de vehículos grandes y tipos de transporte muy diversos, es fácil que haya un descontrol y no sepas que tipos de vehículos tienes asignados a una ruta concreta, cuáles son sus características y qué disponibilidad tiene (capacidad de carga, tipo de carga, dimensiones físicas, etc.), lo que dificultará que puedas asignar el vehículo más apropiado para cada ruta. Para planificar tus rutas eficazmente debemos comenzar por los vehículos. Por esto, es importante que tengas en cuenta algunos aspectos fundamentales sobre tu flota:

• De qué tipo de vehículos se trata, cuál es la capacidad de carga de cada vehículo y sus características (por ejemplo, si están homologados para el transporte de mercancías peligrosas o para productos perecederos).
• Sus dimensiones físicas. Hay puntos por los que un camión de cierta envergadura no puede circular, y tendrás que prever también cómo son los accesos en el punto de entrega.
• En qué condiciones se encuentran tus vehículos, en relación a qué antigüedad tienen, si hay alguno que no está disponible, durante cuánto tiempo, etcétera.

2. Controla a tus conductores

Cuando hablamos de control, no nos referimos únicamente a controlar la jornada laboral y la actividad del conductor. La gestión de flotas va mucho más allá de eso. Utilizando la tecnología adecuada para planificar tus rutas, deberás ser capaz de visualizar en un solo clic todos los datos acerca de tus conductores, como su tiempo de conducción, el tiempo en carretera durante cada pedido, la hora de entrega de cada mercancía, las horas descansadas, entre otros muchos datos que a tu responsable de tráfico le irán de perlas para asignar más rápidamente los conductores en cada pedido y le permitirán tomar mejores decisiones.

3. Ten toda la información de tu cliente

Tus responsables de tráfico y conductores han de tener información actualizada de cada cliente para poder planificar mejor todas las rutas, de la cuál destacamos:

• Ubicación de la entrega
• Horarios de entrega del cliente
• Tiempo de carga y descarga de la mercancía
• Prioridad del envío
• Preferencia de envío
• Contacto del cliente

4. La mercancía es importante

Conocer las características de tu carga te ayuda a agilizar el proceso de carga y descarga de mercancías, lo cual es fundamental para planificar tus rutas eficazmente. Todo ello te ayudará a organizar el resto de la mercancía de forma más coherente y saber el tipo de vehículo óptimo para realizar cada ruta. Los principales datos que debes conocer son:

• Peso
• Dimensiones
• Fragilidad
• Especificaciones especiales (temperatura, colocación . . .)

Pasos para definir tu ruta

5. Analiza la ruta

Con los anteriores pasos ya sabrás qué vehículo asignar en cada ruta y qué prioridad debes darle a la entrega para planificar tus rutas. Con el siguiente paso, aprenderás a definir una ruta óptima. Para ello es importante que conozcas, además del origen y final de la ruta, las posibles limitaciones del entorno al que se puede encontrar tu flota. Los principales elementos a valorar son:

• Las condiciones climatológicas
• Los accidentes e incidentes de carretera
• Tipos de carretera y limitaciones en función del tipo de vehículo
• Tiempo de conducción, total de kilómetros, descanso del conductor y tiempo de carga y descarga

Aunque conozcas todos los parámetros que hay que controlar, planificar tus rutas manualmente ocupa gran tiempo. Nosotros te recomendamos utilizar un planificador de rutas como el de Movertis, con el que podrás, además de conocer la información comentada, automatizarla para que calcule la ruta en función de tus preferencias y la reorganice en el caso de surgir alguna incidencia.

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💡 Con el planificador de rutas de Movertis, solo deberás importar las entregas que quieras realizar y el sistema creará la ruta óptima para llevar a cabo todas las entregas.

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6. Anticípate a posibles incidencias

Ahora ya tienes la mejor ruta para entregar tu mercancía pero, ¿Que harás si hay alguna incidencia con el pedido? ¿Cómo avisarás al cliente? ¿Cómo lo solucionarás?; la mejor forma de hacerlo es con la telemática. Estos sistemas te proporcionarán información acerca de tu flota, con lo que podrás saber si el vehículo está parado o en ruta, su ubicación en tiempo real, cuantas paradas debe realizar, cuáles son sus consumos, por donde debe pasar, etc.

De esta forma, será mucho más sencillo identificar errores y saber si un vehículo llegará a tiempo de entregar la mercancía o no. Al conocer la información, podrás anticiparte a las incidencias, mejorar tus tiempos de reacción y solventar los problemas de manera eficiente.

7. Crea avisos y notificaciones

Este paso va muy relacionado con el punto anterior. Al tener información, podrás actuar más rápidamente y mejorar tus tiempos de reacción. Pero, además, algunas tecnologías permiten vincular tu flota para crear mensajes automatizados y alertas que te avisan cuando hay cualquier anomalía y notifiquen al cliente del retraso en el caso de que fuera necesario.De esta manera, no es necesario que tu responsable de tráfico esté pendiente de la ubicación de los vehículos constantemente y puede dedicarse a otras funciones más productivas por tu empresa. Un sistema de gestión de flotas como el de Movertis es la herramienta ideal para planificar tus rutas eficazmente.

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Conclusión

La planificación de rutas es clave para mejorar la organización de la empresa.

Sin embargo, la mayoría de empresas hacen este proceso de forma manual. Por lo tanto, suele ser una tarea tediosa y repetitiva que consume un tiempo considerable cada día, representa una pérdida de recursos significativa para muchas empresas. De hecho, las empresas suelen dedicar hasta 2 horas diarias en la planificación de sus rutas, lo que a final del mes son casi 40 horas, un tiempo que además se incrementa a medida que la empresa crece.

Por eso, te recomendamos usar herramientas como el planificador de rutas de Movertis, con el que es posible reducir drásticamente el tiempo dedicado a esta tarea, liberando recursos para enfocarse en otras áreas más productivas y estratégicas para el negocio. En definitiva, invertir en soluciones tecnológicas como estas no solo implica un ahorro de tiempo considerable, sino también una mejora sustancial en la eficiencia operativa y competitiva de la empresa.

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