Jefe de compras: 7 tareas indispensables

El objetivo principal de toda empresa es vender. Sin embargo, tan importante como el proceso de venta es el proceso de compra. Y más en un sector como el logístico, donde los márgenes suelen estar muy ajustados.

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La figura del jefe de compras puede marcar el éxito o fracaso de una empresa logística. Un jefe de compras eficiente debe llevar a cabo, por lo menos, las siguientes tareas.

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1. Planificar la estructura del departamento de compras:

El jefe de compras es la máxima autoridad en su departamento. Y cómo tal tiene la responsabilidad de planificar y gestionar su funcionamiento en base a un presupuesto.  Él es quien debe definir los distintos puestos de trabajo. Es quien asignará a cada miembro de su equipo las tareas que debe realizar.

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2. Estar al día constantemente de las novedades del mercado:

La posición de jefe de compras es dinámica. Un profesional de esta categoría debe conocer perfectamente su sector. Es su responsabilidad estar al día de las cotizaciones de los productos, de las noticias que afectan al sector, de cualquier novedad relevante. Es quien tomará las decisiones relativas a las compras, por lo que debe disponer de información constantemente actualizada.

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3. Buscar los proveedores más eficientes:

Buscar proveedores puede parecer una tarea sencilla. En muchos casos no hace falta ni buscarlos, llegan solos. Sin embargo, la dificultad reside en encontrar a los mejores proveedores. Y no estamos hablando sólo de precio. Hablamos también de fiabilidad, de eficiencia y de flexibilidad en sus condiciones. De poco servirá un proveedor económico que falle cuando más se le necesita. Tu jefe de compras no sólo encontrará a los proveedores idóneos. También estará continuamente buscando opciones mejores a las actuales.

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4. Negociar y pactar las condiciones de suministro:

No basta con tener a los proveedores adecuados, es necesario pactar con ellos unas condiciones favorables. Tu jefe de compras dispondrá de las habilidades de negociación suficientes para lograrlas. A la vez deberá mantener una relación cordial con cada proveedor. Será necesario llegar al punto de equilibrio win-win en el que ambas partas salgan beneficiadas.

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5. Tener en mente las necesidades de stock:

Realizar los pedidos es una tarea crítica en un departamento de compras. Encontrar la cantidad idónea a pedir de cada producto puede resultar una odisea. Es inconcebible quedarse sin stock de un producto importante. Sin embargo excederse también resultará un importante problema. Tu jefe de compras deberá lidiar con esta situación.

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6. Controlar la calidad de los productos suministrados:

El trabajo de un jefe de compra no termina una vez el producto ha sido suministrado. Será de su competencia comprobar que el producto tiene la calidad requerida y ha llegado en perfectas condiciones. Si no fuera así, se pondría en contacto con el proveedor para realizar la pertinente reclamación.

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7. Gestionar los documentos relativos a la compra:

En último lugar, pero no por ella menos importante, llega la tarea relacionada con la burocracia. El proceso de compra genera una serie de documentación que debe ser gestionada y revisada. Facturas, albaranes, certificados… Si tu proveedor factura género que no te ha suministrado estarás perdiendo dinero. Lo mismo sucederá si te cobra un producto que devolviste por estar en mal estado.

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La posición de jefe de compras es clave en una empresa logística. Una parte importante del éxito del negocio depende de su eficiencia. Comprueba que tu jefe de compras cumple con estas tareas.