Estructura de costes y evolución de una flota de vehículos

Si tenemos que gestionar o adquirir una flota de vehículos, es importante saber cuáles serán sus costes y su evolución en el tiempo. Para ello hemos de diferenciar claramente qué tipos de costes existen y las variables de éstos.

¿Qué tipos de costes de una flota existen?

Existen dos tipos de costes en toda flota de automóviles: costes fijos, aquellos en los que se incurre independientemente del uso o no uso de los vehículos y que se computan por unidad de tiempo, generalmente un año natural; y los costes variables, en los que se incurre por la actividad del vehículo y se computan por kilometro recorrido u hora de utilización. Veamos ambos tipos con mayor profundidad:

Costes fijos

En este apartado se integran los costes que se generan independientemente de que se use o no la flota de vehículos. Los principales son:

• Costes asociados a la adquisición de los vehículos: cuando compramos los coches hacemos una inversión económica, ya sea al contado (en propiedad) o financiado a través de cuotas mensuales mediante uno o varios sistemas de financiación. Algunos de ellos son el alquiler, el leasing, el renting, entre otros.
• Costes anuales de los seguros: se incluyen varios tipos de seguros, todos ellos con carácter anual. Los principales son los del propio vehículo, así como los de los equipos auxiliares, de los carrozados, de los conductores y los de las mercancías que vayamos a transportar si es el caso.
• Coste de los impuestos y tasas de los automóviles: se incluyen algunos como lo relativo a la ITV, la tarjeta de transporte, la revisión de los tacógrafos, los impuestos sobre vehículos de tracción mecánica y los impuestos especiales sobre determinados medios de transporte o autorizaciones.

Costes variables

Son aquellos en los que incurrimos por la actividad normal de los vehículos. Los principales se pueden resumir así:

• Costes de combustibles y electricidad: varían según el tipo de automóviles que componen nuestra flota; es decir, si tienen motor de gasolina, de diesel o si son híbridos, de gas o eléctricos.
• Costes de mantenimiento: se destacan algunos como los relativos al gasto en neumáticos, las revisiones, las posibles averías, los recambios, los lavados, etc. También las multas, bien sea por excesos, malos estacionamientos o por no cumplir con las fechas de la ITV.
• Accidentes: podemos señalar costes derivados de la reparación y el tiempo que conlleva tener el vehículo en el taller. También aquellos derivados de los accidentes personales o los que se traducen en bajas laborales que pueden implicar rehabilitaciones, tratamientos farmacológicos, etc.
• Peajes: este coste debería encuadrarse como fijo, pero debido a la implantación paulatina en distintos puntos no puede estimarse como tal. Entre otras cosas, porque nunca sabemos cuándo una carretera puede pasar a ser de pago o no.
• Servicios auxiliares: este coste es el derivado de la gestión de nuestra flota por parte de una empresa externa que se encarga de informarnos del estado de la misma. Para ello se utilizan medios tecnológicos que pueden hacer variar el precio de los servicios suministrados.

Evolución en el tiempo de nuestra flota

Hoy día, prácticamente todos los parámetros de uso y evolución de los coches de una flota son perfectamente medibles. Existen diversos informáticos, de localización y de medición, para saber cómo evoluciona cada uno de los vehículos.

Estas herramientas permiten saber, por ejemplo, si es necesario mantener la flota o cambiar los vehículos por otros. También nos ayuda a tener claro o si debemos cambiar la flota entera. Incluso, en casos extremos, nos permite dilucidar si es preciso que nos deshagamos de la flota por inoperativa o por suponer costes imposibles de subsanar.

Ratios para analizar la evolución de una flota

Para que te hagas una idea más exacta de este asunto, podemos citar algunos de los ratios más utilizados para analizar la evolución de una flota:

• Coste por kilómetro: se obtiene mediante la distancia recorrida por cada coche y el número de litros de combustible que utiliza o, en caso, de kilovatios.
• Consumo medio por tipo de vehículos que integran nuestra flota, ya que pueden ser turismo, furgonetas o camiones o estar mezclados. Evidentemente, el consumo medio de cada uno es radicalmente distinto.
• Consumo por conductor: la forma de conducir de cada chófer es distinta. Lo que se puede hacer es homogeneizar, lo más posible, el tipo de conducción que queremos que tengan los integrantes de nuestra plantilla de conductores.
• Nivel de averías: con este parámetro podemos saber si hemos realizado una buena compra de flota o no. Esto es posible gracias a que podemos discriminar las ratios hasta por marcas y modelos de vehículos.
• Nivel de accidentes por flota y conductores: con estos datos podremos comprobar si la seguridad de los vehículos que hemos comprado es buena. Eso sí, siempre hay que tener presente el factor humano. El tipo de conducción de cada chófer puede arrojarnos unos datos más o menos fiables.
• Días de inactividad por causas del vehículo: este parámetro nos dirá si el vehículo es más resistente en función del número de días que pase inmovilizado por causas técnicas. En este caso también influye el componente humano. Los días de baja laboral por enfermedad de unos conductores u otros pueden ser muy dispares y el índice de sustitución de cada uno de ellos puede ser distinto.
• Porcentajes de utilización de la flota: factores como la estacionalidad de nuestra actividad, los períodos vacacionales y causa ajenas a nosotros (huelgas, fenómenos atmosféricos adversos, etc.) pueden contribuir a que no estemos utilizando bien nuestra flota, bien sea por exceso o por defecto.

Gestor de flota, ¿es necesario su papel?

Para una buena gestión de los elementos analizados, podemos recurrir a la figura del Gestor de Flota. También tenemos a mano la contratación de una empresa externa que se encargue de analizar todos los datos.

Sea como sea, la opción elegida no debe convertirse en un problema económico o de utilización. Recuerda, la correcta utilización de los medios de los que disponemos nos puede garantizar un éxito económico para nuestra empresa.