Controla los 25 principales KPIs de tu empresa logística

Para optimizar todos los procesos de tu empresa logística en primer lugar debes controlarlos. Y para ello el primer paso es medirlos. Por eso te presentamos los 25 kpi que debes tener en cuenta para aumentar la eficiencia de tu empresa.

Los kpi son indicadores de la productividad de tu negocio. A través de ellos podrás conocer el estado de tu organización logística y tomar mejores decisiones. Sólo así podrás lograr la profesionalización que estás buscando.

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Los KPI en Abastecimiento

Optimiza tu proceso de compra de materias primas. Mide la calidad de tus suministradores a través de la eficiencia de su servicio. Compara estos kpi entre tus proveedores y clasifícalos según estos parámetros.

1. Coste medio de las órdenes de compra. Cada uno de tus pedidos a ti te supone un coste. Obviamente será distinto en función del producto o del destino. Sabiendo lo que te cuesta en promedio un pedido sabrás con qué margen de beneficio estás trabajando.
2. Plazo medio de pago. Como bien sabrás tus proveedores te dan un plazo para que realices el pago de tus materias primas. Negocia si quieres que sea a 30, 60 o 90 días. Serás afortunado si te admiten un plazo mayor. Ten en cuenta tu promedio de tiempo de pago para negociar el plazo al que le cobrarás a tus clientes.
3. Plazo de aprovisionamiento (lead time). Calcula cuánto tiempo tardas en recibir tus materias primas. Busca al proveedor que además de un buen precio te entregue el pedido cuando lo necesitas.
4. Cumplimiento de los plazos. Has llegado a un acuerdo sobre el precio, el plazo de pago y el lead time con tu proveedor. ¿Acaba aquí tu relación con él? Por supuesto que no. Debes controlar que cumpla con el plazo de entrega acordado. Por supuesto, tú también debes pagar en el momento indicado.
5. Porcentaje de errores de facturación. A la hora de facturar siempre habrá errores. Calcula que porcentaje de estos se produce para poder tenerlos en cuenta. Busca optimizar el proceso de facturación y mide la eficacia de los cambios.

Los KPI en Distribución

Procurar una óptima gestión de tu almacén será imprescindible para mejorar la productividad de tu empresa. Debes asegurarte de que su tamaño va acorde al nivel de pedidos estimado y que los trabajadores de tu almacén son lo suficientemente productivos. Utiliza estos kpi para tener información real y relevante sobre la eficiencia de tu almacén.

6. Unidades procesadas por metro cuadrado. El espacio de tu almacén debe estar optimizado. Para ello, calcula el total de unidades que has procesado en un período determinado entre los metros cuadrados útiles de tu almacén.
7. Productividad en volumen movido. Este kpi resulta muy útil para conocer la eficiencia de tus trabajadores de almacén. Podrás saber qué volumen de género se ha movido por cada hora trabajada.
8. Porcentaje de utilización de espacio en el almacén. Puede que tu almacén disponga de estanterías vacías. O que por el contrario te entre género nuevo y no tengas donde colocarlo. Conoce cuánto espacio libre sueles tener y tenlo en cuenta a la hora de hacer tus pedidos.

Los KPI en Inventario

Gestionar correctamente el inventariado de tu empresa logística es esencial. Sólo así podrás conocer en cada momento qué hay en tu almacén. Ahorra en costes variables con estos kpi imprescindibles.

9. Rotación de inventario de productos terminados. Revisa qué cantidad de cada producto tienes en tu almacén. Cuanto tiempo pasa allá. Cuántas unidades entran y cuántas salen cada día.
10. Rotación de inventario de las materias primas. Haz lo mismo con tus materias primas. Mide cuanto tiempo se encuentran en tu almacén antes de ser procesadas. Evita que se te acumule materia prima demasiado tiempo.
11. Errores de previsión de demanda. Quizá hayas comprado más materia prima de la necesaria. Puede que un pedido se echara atrás a última hora. Analiza estos errores de previsión para evitar que te vuelvan a suceder.
12. Rotura de stock de materia prima. Por mucho que te lo propongas es imposible evitar que de vez en cuando se deteriore materia prima. Calcula cuantas unidades debes dar de baja del almacén sin ser vendidas. Así lograrás tener una información real de la cantidad inventariada.

Los KPI en Transporte

El transporte es uno de los factores clave de tu empresa. Controlando la eficiencia de este proceso reducirás costes y mejorarás la calidad de tu servicio. Usa un software de gestión de flotas que automatice las tareas. Ten en cuenta estos kpi para estudiar la salud de tu sistema de transportes e implantar mejoras.

13. Coste medio del transporte. Cada trayecto que realiza uno de tus camiones tiene un coste sobre tu empresa. Ten en cuenta lo que te cobra tu chófer, la gasolina consumida, las dietas y peajes o el mantenimiento del camión. En este otro artículo te enseñamos cómo puedes reducir tus costes en combustible.
14. Coste por kilómetro. Es muy útil que sepas cuánto te cuesta en promedio un trayecto. Pero para tu análisis puede que no sea suficiente. Cada trayecto tiene una distancia distinta. Para solucionarlo divide el coste total entre la cantidad de kilómetros que realizan tus camiones.
15. Envíos por pedidos. Este es uno de los kpi que siempre debes tener en cuenta. Debes saber cuántos pedidos se han enviado y en qué momento. También debes saber cuántos están pendientes de envío y cuándo saldrán de tu almacén.
16. Envíos no planificados y urgentes. Como sabrás no todos los pedidos son iguales. Porque no todos los clientes son iguales. Algunos envíos son de carácter urgente y deben salir del almacén con mayor premura. Analiza cuántos son respecto al total para estar preparado.
17. Entregas a tiempo. Todas las entregas se deberían realizar a tiempo. Pero no siempre es así. Puede haber múltiples razones por las que una entrega no se realice en el tiempo estipulado. Calcula la cantidad de entregas fuera de tiempo sobre las totales para mejorar este proceso.
18. Mix de carga. Calcula la media de carga con la que viaja tu flota de camiones. A partir de este kpi podrás orientarte sobre la carga mínima que debe llevar cada uno de ellos para que el viaje resulte rentable.
19. Utilización de transporte. Si quieres saber cuánto te cuesta transportar cada producto, lo sabrás con un simple cálculo. Sólo debes dividir el coste total de transporte entre la suma de las cargas que llevan tus camiones.

Los KPI en Gestión de pedidos

20. Costo medio de gestión de pedidos. Desde que se formaliza un pedido hasta que se entrega se suceden una serie de fases. En primer lugar debe entrar el pedido en el sistema. Posteriormente se preparará desde el almacén para ser transportado hasta su destino final. Este proceso genera unos costes que debes conocer y tener cuantificados.
21. Tiempo del ciclo de pedidos. Si es importante saber cuánto te cuesta gestionar un pedido también lo es saber el tiempo que vas a tardar en completarlo. Para garantizar la satisfacción de tus clientes es imprescindible que los pedidos se sirvan en el menor tiempo posible.
22. Entregas completas. Desafortunadamente no todas las entregas se pueden completar correctamente. En algunas de ellas hay incidencias. Por pocas que sean no dejes que te pasen desapercibidas. Estudia cuántas son y a qué se deben.
23. Entregas a tiempo. Hay casos en que no basta con realizar la entrega con éxito. Debe producirse en el día acordado, o en su defecto en el menor tiempo posible. Calcula qué porcentaje de entregas no realizas a tiempo para medir la eficiencia de tu sistema de gestión de pedidos.
24. Entregas perfectas. No sólo debes analizar lo que no haces del todo bien. Conoce tus casos de éxito para propiciar que se reproduzcan. Puedes considerar perfectas aquellas entregas completadas, realizadas a tiempo, sin ningún daño o deterioro y con la documentación correcta.
25. Documentación y facturas sin errores. Hay ocasiones en que el proceso de gestión del almacén funciona a la perfección, no hay incidencias en el reparto… Pero algo falla. La documentación entregada al cliente contiene errores. Conoce con qué frecuencia te ocurre y aprende como incide en tu empresa.

Tómate un tiempo para pensar si estás controlando y midiendo correctamente estos kpi. Será un tiempo muy bien invertido. Estos indicadores de productividad te ayudarán a mejorar la eficiencia y reducir los costes de tu empresa logística.

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