Cómo dar los primeros pasos en un software de gestión de flotas

Las empresas que optan por la implementación de un software de gestión de flotas no lo han hecho por casualidad. En casi todos los casos, esta decisión está respaldada por una necesidad que intentar cubrir, potenciar o subsanar.Centralizar los datos en un solo control de mando, mejorar la colaboración entre los integrantes de los equipos de trabajo o simplemente armonizar las tareas diarias son algunas de las razones para ello.Esta necesidad inicial se conoce como «meta central». El software debe estar diseñado para responder a dicha necesidad y aportar información de valor a las empresas para mejorar la gestión y la toma de decisiones con respecto a las flotas.

Software de gestión de flotas: consejos para no perder de vista

Tras haber definido cuál es la necesidad principal de tu empresa con respecto a su flota, el proceso de implementación empieza como tal. Seguro te vas a encontrar con decisiones y tareas como las que mencionamos a continuación:

1. Define los usuarios del software y sus distintos niveles de acceso

A los conductores seguramente les interese saber la información relacionada con las rutas y las inspecciones de los vehículos, pero no los datos de las tarjetas de combustible. Es importante que decidas quién puede acceder a qué cuestiones.

2. Forma a tu personal en el uso del software

Una buena formación es vital para el buen uso de la solución que hayas elegido. No escatimes en gastos, pues se trata de una inversión a futuro. Es más, dale libertad a tu personal para que se familiarice con la plataforma y, hasta cierto punto, deja que cada uno vaya a su ritmo: es la mejor manera para que la dominen.

3. Implementación gradual, no express

¿Has escuchado eso de que Roma no se hizo en un día? Pues aquí se trata un poco de lo mismo: está demostrado que es más eficaz la implementación del software de gestión de flotas por etapas y grados que de un solo envión.

4. Establecer los KIPs para medir los avances

Vale, pusiste en marcha tu software de gestión de flotas. ¿Y ahora qué? ¿Los resultados llegan por sí solos? No; el proceso apenas empieza y, si bien es cierto que has dado un primer paso importante, a partir de ahora debes medir los progresos y ver qué has logrado. Para hacerlo, te recomendamos leer nuestro anterior artículo sobre KPIS para medir el rendimiento de un software de gestión de flotas.

5. Sé flexible con el cronograma siempre y cuando haya un propósito

La mejora continua a veces nos obliga a corregir decisiones o a tomar otras que no estaban previstas. Y eso es bueno siempre y cuando no te olvides del objetivo que persigues con el software. De lo contrario, llegarás a las siguientes etapas de implementación y no sabrás para qué es toda esa información recopilada ni si lo hecho hasta entonces está bien y tiene valor añadido.

El «feedback», vital para implementar un software de gestión de flotas.

Ahora bien, imagina que ya has definido los distintos niveles de acceso de tu personal al software y sus funciones, así como los KIPs de medición de avances y los protocolos para la mejora continua de las tareas. ¿Has acabado?Lamentamos decirte que no. De hecho, apenas has recorrido una parte del proceso de implementación. ¡Falta algo importantísimo!Cuando ya has alcanzado un porcentaje de más del 90%, el éxito del software de gestión de flotas dependerá del grado de comunicación con tu personal involucrado, es decir, desde los jefes de gestión y tareas hasta los propios conductores.Abre todos los canales de comunicación con ellos para que fluyan los comentarios, las dudas, las opiniones e incluso las críticas. Este «feedback» es el mejor termómetro para saber si lo que se hace a diario funciona o no.Recuerda: todo empieza por una necesidad y se ejecuta según un plan. Implementar un software de gestión de flotas es como extender un hilo conductor por cada una de las parcelas de tu empresa, desde las más altas hasta las de quienes trabajan en el terreno.

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