Los sistemas GPS proporcionan a las empresas un mayor control, gestión y análisis de las rutas, favoreciendo la optimización de sus flotas.

La telemática es clave para una gestión de flotas eficiente. Sin embargo, a muchas empresas les resulta complicado transmitir a sus empleados los beneficios que comporta, ya sea al adquirir por primera vez un software GPS, por un cambio de proveedor o por una actualización del sistema.

Por este motivo, queremos compartir contigo los pasos que debes seguir para comunicar a tus empleados de cualquier cambio en la gestión de flotas y hacerles entender los beneficios que les aportará. ¡Toma nota!

¿Por qué cuesta entender la decisión?

A menudo para los empleados es difícil entender las razones para adoptar un sistema de gestión de flotas, o para actualizarlo en el caso de que la empresa ya disponga de uno. Tu principal objetivo, será hacerles entender que la decisión ayudará, no solo a hacer crecer la empresa, sino a mejorar el día a día de los trabajadores.

Entre las principales dudas de los conductores, destacamos:

  • Sienten que van a ser controlados (sobre todo si no disponían de un sistema previo)
  • Creen que supondrá mayor trabajo para ellos
  • Piensan que deberán formarse y que les costará adaptarse a los cambios
  • Tienen miedo a perder su trabajo (genera inseguridad)
  • Desconocen en que consiste exactamente la solución implementada, las razones del cambio y los beneficios que comportará

Pasos para comunicar la decisión

Te recomendamos que tengas una reunión con tu equipo antes de iniciar cualquier proceso de cambio. Ya seas una empresa que adquiera un sistema GPS por primera vez o una que lo actualice, antes de instalar los nuevos localizadores GPS, será bueno que hables con tus trabajadores y solventas todas las dudas que puedan tener.

También te ayudará a que el mensaje sea coherente y unificado para toda la organización, evitando que los trabajadores tengan dudas sin resolver, o no entiendan los motivos del cambio.

Ahora te adjuntamos los pasos que deberás realizar para que tus empleados entiendan los beneficios que supone el cambio.

1. Háblales primero de sus beneficios

Antes de nada, deberás explicarles los beneficios que van a lograr con el cambio. Este paso es muy importante para hacerles entender que, entre las razones de contratar el servicio de gestión de flotas, el cambio se hace para facilitar el trabajo a los conductores.

Te recomendamos que lo hables antes de explicar los beneficios para la empresa, o enseñarles como funciona el nuevo sistema ya que, al conocer sus beneficios, será más fácil que estén abiertos a escucharte.

Algunos ejemplos de los beneficios que puedes mencionar con los siguientes:

  • Agilizará las gestiones diarias, reduciendo los retrasos
  • Facilitará la comunicación con la empresa y los clientes
  • Optimizará las rutas de transporte, evitando el tráfico y minimizando los imprevistos
  • Eliminará errores administrativos, de gestión o de asignación de viajes
  • Distribuirá de manera equitativa las cargas de trabajo y el envío de repartos
  • Evitará gran parte de los imprevistos y viajes de última hora, minimizando al máximo las horas extra
  • Mejorará la distribución de los viajes
  • Disminuirá la documentación necesaria
  • Reducirá cargas de trabajo y ahorrará tiempo

2. Destaca los puntos fuertes de la nueva plataforma

Una vez tengan claro los beneficios que les va a suponer, deberás destacar los puntos fuertes de la nueva plataforma. De esta forma, tus empleados entenderán cuál es el objetivo del cambio y las razones de haberlo contratado. Puedes consultar los beneficios de las plataformas de gestión de flotas en anteriores artículos de nuestro blog.

En este punto es importante cómo transmites esos beneficios. Tus trabajadores estarán más abiertos al cambio si entienden la labor que hacen para la empresa, más allá del beneficio directo que genera. Los siguientes beneficios serían algunos buenos ejemplos:

  • Gestionar las cargas de trabajo
  • Ser más sostenible en cada viaje (reducir el impacto medio ambiental de cada vehículo)
  • Aumentar la productividad y reducir costes innecesarios
  • Destinar el tiempo ganado en otras tareas
  • Invertir más recursos gracias al ahorro generado
  • Capacidad de poder mejorar condiciones

3. Explícales como trabajaréis

Ahora sí, explica a tus trabajadores todos los cambios que vais a adoptar. Al hacerlo, es importante que respondas a las dudas que vayan surgiendo para evitar incidencias futuras.

Te recomendamos que muestres a los conductores un ejemplo de cómo funcionará el sistema y los pasos que deberá seguir un trabajador en su día a día, para que vean que es fácil utilizarlo y entiendan la utilidad de las nueva tecnología.

4. Motiva a tus empleados

Por último, para que tu equipo esté más motivado ante los nuevos cambios, es bueno que elabores un plan de recompensas. Algunas plataformas de gestión de flotas, como es el caso de Movertis, disponen de funcionalidades que generan informes personalizados de los estilos de conducción de los conductores, permitiendo valorarlos y calcular su eficiencia.

Una buena opción, sería utilizar dichos informes para recompensar al conductor que tenga niveles más eficientes de conducción, y animar a que los otros conductores sigan sus pasos.

Para que te hagas una idea, algunos de los datos que tenemos en cuenta son:

  • El tiempo del vehículo en ralentí
  • Las revoluciones del motor
  • La velocidad inadecuada o variación desproporcionada de velocidad
  • Los giros bruscos
  • Las frenadas violentas y los acelerones
  • Etc.