Cómo calcular el coste por km de tu flota de vehículos

Una de las acciones para una buena gestión de tu flota comercial es calcular el coste por km recorrido. La idea es relacionar todos los elementos que intervienen en el buen desempeño de los vehículos en un trayecto determinado.

Sin embargo, y aunque suene sencillo, muy pocos conductores o directores de flotas comerciales saben cómo hacerlo. ¡Hoy vamos a hablarte de ello!

Calcular el coste por km de tu flota, ¿para qué?

Numerosas marcas de coches y asociaciones de automovilistas y transportistas se han ocupado previamente de fijar un estándar al respecto. Lo han hecho tanto para coches particulares como para las flotas comerciales.

En el primer caso, los conductores recurren a ello por motivos de ahorro personal. Su idea es optimizar recursos para que el coste total del desplazamiento no sea mayor de lo previsto inicialmente. Todos lo hemos hecho alguna vez, ¿no?

Por el contrario, en el segundo caso el cálculo obedece a la necesidad de las empresas de llevar una buena gestión de sus rutas comerciales y hacer sostenibles las mismas, sobre todo a la hora de detectar fallos o problemas.

Es decir, el tema económico, si bien es importante, no es el único a tener en cuenta en este asunto. El cálculo del coste por kilómetro de tu flota también tiene que ver con la calidad del servicio, el estado de los productos o insumos, la elección de determinadas rutas, el bienestar de tus conductores, entre otros.

Variables a la hora de calcular el coste por kilómetro

Otro elemento importante es que las variables que entran en juego a la hora de calcular este indicador son numerosas. El coste por kilómetro dependerá, por tanto, de factores como los que te presentamos a continuación:

Longitud de las rutas

Como es normal, las rutas más largas son las más costosas. Cuanto mayor es la distancia que deben acometer los vehículos de tu flota, mayor será la inversión que deba hacer tu empresa para que las mercancías o servicios lleguen a su destino en buen estado. Una mala gestión en este sentido provoca justamente el caso opuesto: rutas cortas y con altos costes de operación.

Tipo de combustible y sus costes

No es lo mismo si tus vehículos usan combustible tradicional o premium. Este último, como bien sabrás, tiene un coste adicional dado que contiene una serie de sustancias para la realización de funciones lubricantes, estabilizantes o, incluso, de carácter anticongelante. Además, también dependerá del tipo vehículo: el año en el que fue diseñado, el tipo de motor, su capacidad y rendimiento, entre otros factores. Se recomienda tener claros tres valores: el consumo medio, el precio del litro y, a partir de ahí, calcular el coste por kilómetro.

Mantenimiento

Los vehículos se desgastan por el uso. Por ello, en tu cálculo del coste por kilómetro también debes incluir lo invertido en el mantenimiento de los mismos, más allá de si lo haces cada mes, cada trimestre o cada año. Lo importante es que tengas claro el valor para luego añadirlo al cálculo global.

Reparaciones de los vehículos

No puedes dejar fuera el coste de las reparaciones puntuales de tu flota. Es decir, hablamos de aquellos imprevistos o fallos que deben ser solucionados de manera inmediata porque, de lo contrario, pondrían en entredicho la prestación del servicio como tal. Hay empresas que amortizan estos costes con un fondo de previsión o un ahorro programado. Otras, en cambio, contratan seguros que cubran estos casos.

Coste de los seguros

El coste de los seguros contratados siempre está presente, aun cuando no resulte un valor evidente. Es recomendable que las empresas de transporte de mercancías ‘blinden’ sus vehículos y el bienestar de sus trabajadores para garantizar un buen desempeño. Los seguros pueden hacerse cargo, por ejemplo, en situaciones como un accidente, un choque, una avería, un fallo mecánico, etc.

Multas y peajes

El cálculo del coste por kilómetro también debe incluir lo que cada conductor gaste en peajes de carretera o, incluso, en multas de tráfico. En el primer caso, dependerá de las rutas comerciales elegidas para el transporte; en el segundo, de la actitud con que cada chófer encare el ejercicio diario de la conducción.

Calcular el coste del servicio/trayecto a un cliente

Una vez tengas en la mano todos estos valores, el siguiente paso consiste en calcular el coste imputable por kilómetro para tus clientes. Es decir, debes dividir cada coste en los kilómetros de la ruta comercial elegida para la operación de tu flota.

Al final tendrás un coste imputable por kilómetro en cada una de las variables del el apartado anterior. Son estos costes los que debes sumar para obtener el coste por kilómetro de la ruta elegida para el transporte de tus mercancías.

Ten en cuenta, además, que no necesariamente debes incluirlas todas. Cada caso es distinto y sólo debes incluir las que supongan gastos directos o indirectos. Serán las necesidades de las rutas, y las del propio cliente, las que lo definan.