7 hábitos para ser el mejor gestor de flotas

La figura del gestor de flotas es una de las más importantes y con mayor grado de responsabilidad para una empresa de transporte. Al fin y al cabo, es el máximo responsable de gestionar la flota de vehículos de la empresa.

Para cumplir con sus funciones, debe poseer unas características concretas, de las cuáles ya te hemos hablado en anteriores artículos. Pero con esto no es suficiente. También debe tener unos hábitos que le permitan maximizar su trabajo. Por este motivo, compartimos contigo algunos de los consejos más importantes para ser el mejor gestor de flotas.

1. Anticípate a cualquier incidencia

Las incidencias están a la orden del día para un gestor de flotas; retrasos en las entregas, pinchazos, accidentes de tráfico, rutas mal planificadas, pedidos de última hora, etc. Si te limitas a reaccionar únicamente cuando ocurre un problema, tu tiempo de reacción será excesivo. Si en cambio, logras prevenir las incidencias, habrás evitado gran parte de los problemas y tu capacidad de reacción será mayor. Entiende el comportamiento de tu flota y adopta una actitud proactiva. Monitorear los datos de tu flota y utilizar herramientas de comunicación y gestión de flotas te ayudará a lograrlo. Un buen gestor de flotas no espera a que ocurra un problema para solucionarlo.

2. Simplifica la gestión de tus tareas

En tu día a día deberás gestionar toda tu flota. Este trabajo puede volverse tedioso, aburrido y largo si no se realiza adecuadamente. Utiliza un software de gestión de flotas para poder administrar, asignar y supervisar tus tareas fácilmente desde cualquier dispositivo, y crea funciones automatizadas para no tener que estar más tiempo del deseado en dichas tareas. Además, te ayudará a poder afrontar el trabajo remotamente con las mejores garantías, y poder así llevar el control también fuera de oficina.

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3. Crea pautas para afrontar tu día a día

La capacidad de organización es una de las características fundamentales de todo gestor de flotas.  En los lugares con más distracciones, organizarse adecuadamente será tu "salvavidas". Marca unos objetivos sobre los que actuar y elabora un listado de deadlines para cumplirlos. De este modo serás más productivo y será más complicado que se te acumule el trabajo. ¡Ojo! es importante que no llenes todo el día de tareas, ya que siempre salen complicaciones. Deja un espacio en blanco, y utilízalo para adelantar próximas tareas.

4. Rodéate de las mejores herramientas

Aunque cumplas con todas las características necesarias para ser un gran gestor de flotas, no lograrás serlo sin las herramientas adecuadas. Un software de gestión de flotas proporciona datos en tiempo real del estado de tus vehículos, así como la capacidad de analizar los datos de tu flota. Pero no todas las soluciones ofrecen las mismas funcionalidades. Te recomendamos que no te conformes con cualquier herramienta. Investiga, compara, entiende lo que necesitas para mejorar.Intentar gestionar tu flota sin los recursos adecuados puede ser una tarea muy frustrante, que requerirá demasiado esfuerzo por tu parte y acabará por ser improductiva.

5. Mide tus datos con criterio

Otro de los puntos fuertes de todo gestor de flotas es su capacidad analítica. Los datos ayudan a monitorizar tu progreso, aunque pueden convertirse en un montón de números sin utilidad si no se interpretan adecuadamente. Asegúrate de que con ellos logras optimizar tus recursos. Tu objetivo deberá ser analizar tantos datos como puedas de tu flota, pero sin perder foco en el detalle y teniendo claro el objetivo de cada uno. En otras palabras, debes asegurarte de que estés analizando correctamente.

Para ello, te recomendamos que identifiques los datos que afectan directamente a tu flota y uses los indicadores de rendimiento adecuados. No te vuelvas "loco" analizando todos los datos de tu flota, sino que crea una lista de prioridades y personaliza poco a poco los informes que quieres realizar. Con pocos indicadores, podrás tener una visión general del rendimiento de tu flota.Los sistemas de telemática permiten conocer todos estos datos críticos para tu empresa y poder así, tomar mejores decisiones que saquen el máximo rendimiento a tu flota.

6. Automatiza tus datos

Quizás sepas cómo analizar e interpretar los datos de tu flota, pero sin la tecnología adecuada, agruparlos y crear informes parece una tarea interminable. Un buen gestor de flotas sabe que su tiempo es valioso y, por lo tanto, busca siempre la manera de reducir el tiempo en cada tarea.Aunque es probable que todos los datos no puedan automatizarse, un software de gestión de flotas permite acercarse mucho a ello. Con estos sistemas, podrás calcular buena parte de los datos de tu día a día, y crear informes personalizados para agruparlos automáticamente, lo que facilita poder analizarlos y compartirlos con otros responsables de la empresa, agilizando enormemente el trabajo.

7. Mejora la comunicación con tu empresa

La comunicación entre un gestor de flotas y su flota siempre ha sido importante. Al fin y al cabo, durante el día deberá saber cómo se están desenvolviendo las rutas, y saber si se van a cumplir todos los tiempos. No es ningún problema si se cuenta con la tecnología adecuada, aunque presenta un desafío a la hora de comunicarse con trabajadores, clientes y proveedores. Por ello, es importante que el gestor de flotas invierta más recursos en un sistema de comunicación fluido.

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Sabías qué...
Las gestiones con los conductores (saber donde está, cómo ha ido la tarea, decirle al cliente cuánto le falta por llegar, etc.) pueden llegar a ocupar 3 o 4 horas de un gestor de tráfico. Pero este tiempo puede reducirse a más de la mitad, teniendo la información actualizada de los vehículos en todo momento y teniendo un chat con el que comunicarse ágilmente con el conductor

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Entre los cambios que deberías tomar, destacamos:

• Habilitar canales de comunicación para los conductores
• Programar notificaciones automáticas para supervisar el estado de las tareas
• Usar herramientas para conocer el estado de las tareas en tiempo real
• Ofrecer la trazabilidad del pedido a sus clientes

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Conclusión

Tener una metodología clara y unos procesos estandarizados te ayudarán a mejorar la productividad en tu organización. Y las herramientas tecnológicas te ayudarán a ahorrar tiempo y ser más eficiente.

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Si quieres saber cómo podría ayudarte en el día a día de tu empresa, contáctanos y te asesoraremos.